Project Description

Die Uhr tickt. Email Archivierung ist seit 1. Januar 2017 Pflicht

Die letzten Übergangsfristen sind abgelaufen, seit dem 1. Januar 2017 müssen Unternehmen endgültig ihre geschäftsrelevanten E-Mails archivieren – ohne Wenn & Aber. Bei Betriebsprüfungen drohen ansonsten empfindliche Strafen.

Für die rechtssichere Email Archivierung empfiehlt die united systems AG den Einsatz von MailStore.

Der Hersteller MailStore bietet Lösungen für rechtssichere Email Archivierung und effizientes Email-Management. IT Security Made in Germany – Jetzt einfach und sicher auch als 
Managed Service.

Der Standard für rechtssichere Email Archivierung

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner Email Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre Emails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Ihr Ansprechpartner

Swen Göpfert
Swen GöpfertSenior Key Account Manager
+49 89 63005-118

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
  • Schnelle Suche über Emails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von Email-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Abschaffung von Postfachbegrenzungen

Unterstützte Email-Systeme

  • Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
  • Microsoft Office 365
  • Google Apps
  • Alle IMAP- oder POP3- kompatiblen Email-Server
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • Email-Clients wie Microsoft Outlook

Rechtssichere Email Archivierung mit MailStore Server

Hintergrund

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, Emails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailStore Server kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.

Sicherheit durch regelmäßige Zertifizierungen

MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

MailStore Server erfüllt die neuen GoBD

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Bei der Zertifizierung von MailStore Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.

Kostenloser Leitfaden

Das Dokument stellt alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien zur Archivierung von Emails vor und bietet Unternehmen praktische Tipps, beispielsweise wie Konflikte mit datenschutzrechtlichen Vorschriften vermieden werden können.

Weiter zum Download über die Webseite von Mailstore